Každá samospráva se může (by se měla) pustit do digitalizace svých úkonů a služeb. Důvod je jednoduchý: „Nedá se tomu vyhnout a čím dřív začne, tím líp“. Není důležité, jak velká je obec. Není důležité, kolik má obyvatel nebo jakou má výměru katastru. Dokonce není ani podstatné, jaké má obec již naimplementované systémy, případně kolik má v digitalizaci partnerů (integrátoři, kteří zastřešují a provádí digitalizaci). Důležité je se zaměřit na to, co samospráva od digitalizace očekává.
Co je smyslem digitalizace?
Každý fyzický (fungující) subjekt má své procesy. To platí i o samosprávě. Pro lepší pochopení, si vysvětlíme, co je to proces. Proces je postup, rozdělený na kroky, díky kterému samospráva udělá / vyřeší nějaký reálný úkon nebo úkol. Platí také, že může existovat několik po sobě jdoucích procesů, které na sebe navazují, aby na konci vznikl končený očekávaný „produkt/výstup“. Smyslem digitalizace je se zaměřit na oblasti působení, a tyto oblasti pokrýt co nejjednoduššími procesy.
Jeden z procesů je například „Oznamovací možnosti pro obyvatele“. Proces je rozdělen na kroky. První krok procesu se 1) Webová aplikace a mobilní aplikace obsahuje funkci poskytující možnost obyvateli oznámit obci informaci(e) – obyvatel zadá informace. Druhý krok 2) Obec zprávu obdrží a systém ji zaeviduje. 3) Zpráva se přesune na odpovědného pracovníka obce. 4) Odpovědný pracovník vyhodnotí zprávu. 5) Odpovědný pracovník komunikuje s obyvatelem. Takto je zjednodušeně popsaný proces, rozpadlý na kroky.
Vyvarujte se snahy vše stavět na zelené louce
Prosím, nedělejte to. Stavění systému (procesů) od píky znamená, že vše musíte vymyslet a postavit od nuly. Je to nejenom náročné, ale i drahé a neefektivní. Jste si jisti, že to zvládnete? Nároky na vás kladené budou nemalé. Musíte od začátku popsat a vystavit všechny procesy, podle kterých bude nový systém nastaven. Ano, dnes jsou různé možnosti dotací, a tak může na straně samosprávy existovat představa, že si celý systém zaplatí na klíč a přijde hodný dodavatel, který to vše udělá.
Neexistuje větší omyl než představa, že za vás někdo zdigitalizuje vaše procesy a „vás to nebude nic stát“. Jsou to vaše procesy a je to váš úřad. Vy musíte mít pod kontrolou, co se u vás bude nasazovat a vy musíte rozumět jednotlivým procesům. Vy jste cílovým vlastníkem nasazení systému a vy s nově naimplementovaným systémem budete žít následující roky.
Rada více než nad zlato
Nikdy nepostupujte formou bigbangu. Tedy cestou, kdy chcete nasadit vše najednou a splnit si tak velká očekávání. V dnešní době dotací je toto lákavá cesta, ale není rozumná. Naopak. Pamatujte, vždy musíte mít digitalizaci pod kontrolou. Není nutné, abyste všemu rozuměli, systému má rozumět integrátor. Vy (obec) musíte chápat a vědět, co od digitalizace očekáváte. Pokud budete vše nasazovat najednou, nedokážete si udržet přehled. A integrátor, ať je sebelepší, vás v tomto nezastoupí. To znamená, že utratíte hodně peněz a vaše očekávání nebudou naplněna. V lepším případě nasadíte bolestivě kompromisní řešení.
Digitalizujte postupně, avšak s výhledem na další kroky do budoucna. Rozčleňte si oblasti v působení vaší samosprávy a ty potom postupně nasazujte. Začněte například systémem pro cestovní ruch, kde nasadíte mobilní aplikaci, webovou aplikaci, propojíte mezi sebou již existující portály a služby, zkonsolidujete služby třetích stran a zapojíte odpovědné pracovníky (například informační centrum). V dalším kroku (po tom, co si systém sedne) můžete nastavit a digitalizovat obousměrnou komunikaci s obyvatelem, případně návštěvníkem regionu (použijete již nasazenou mobilní aplikaci i systém), propojíte se s obcemi ve vašem okolí. A v dalším kroku můžete zapracovat služby typu pronájmy a rezervace sportovišť, placení a nákupy přes platební bránu apod. (a přitom i nadále používáte mobilní aplikaci i existující infrastrukturu, a hlavně v mezidobí již máte evidované a registrované občany (uživatele již běžící služby), pro které se nic nemění a neustále používají to, na co si již zvykli). Více zde: https://www.arthurapp.cz/zakaznici.
-- vlapon --